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云浮市电子公文和信息交换管理规定(试行)

发布时间  :2005-02-18 00:00:00.0 来源  : 浏览次数  :1482次 字号:

 

云办发[2004]32

关于印发《云浮市电子公文和信息交换管理

规定》(试行)的通知

 

各县(市、区)党委、人民政府,市直各局以上和上级驻云浮单位:

《云浮市电子公文和信息交换管理规定》(试行)已经市委、市政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。执行中遇到问题,请迳向市信息产业局反映。

 

    中共云浮市委办公室

    云浮市人民政府办公室

    20041230


 云浮市电子公文和信息交换管理规定(试行)

 

第一条  为了加强我市电子公文和信息交换管理,实现本市各级党政机关、其他机关及其职能部门之间电子公文和信息交换的规范化、制度化和科学化,促进我市电子公文和信息交换的应用及各部门间的信息资源共享,提高办公效率,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《基于XML的电子公文格式规范》等有关政策法规的规定,制定本规定。

第二条  电子公文是指党政机关和其他机关及其职能部门制作并通过云浮市电子公文交换系统处理后形成的,存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的、具有规范格式的公文。

第三条  电子公文交换是指电子公文的生成、发送、签收、归档过程。

第四条  电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相同,依照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等规定执行。

第五条  电子公文一般采用S2格式或其他指定格式。

第六条  云浮市电子公文交换系统是依托云浮市政务信息专网,实现市县(市、区)两级党政机关、其他机关和市直各职能部门之间公文交换传递的业务平台。

第七条  各使用单位通过电子公文交换系统发送的公文,视为正式公文,与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。

第八条 市委办公室和市政府办公室负责组织实施本规定, 负责系统的协调运作,市信息产业局负责电子公文交换系统的维护和管理。

第九条  各使用单位的办公室(秘书科)是电子公文和信息交换的管理机构,主管本单位的电子公文和信息交换工作,指导、检查和督促下级单位的电子公文和信息交换工作。

第十条 各使用单位要建立健全电子公文办理制度和管理岗位责任制。管理人员要有高度的责任感,认真负责,切实做到不错不漏,不迟不误,确保电子公文及时传输和办理。

第十一条 电子公文交换必须在电子公文交换系统平台上进行,使用市信息产业局统一配置的办公应用软件和相关程序;市信息产业局按照统一规范为各使用单位配置公文收发登录用户和发文电子印章(Usbkey)。

第十二条  电子公文交换客户端设备包括:计算机1台、彩色打印机1台、电子公章(USBkey)(按照各单位对外发文的公章统计,1个公章对应需要1USBkey)、WPS OFFICE电子公章版文字处理系统软件1套。

第十三条  电子公文交换程序

()各使用单位应当指定专人负责电子公文的接收、发送(简称收发文管理员,下同,一般应有两人以上熟悉该系统的操作),并必须在每个工作日内不少于四次登录公文交换系统接收公文。四次时间分别是每日9时、1030分、15时、16 30分。当系统可以实现来文提醒功能时,登录系统接收文件时间可由各单位按实际参照执行。

()发文前要将电子公文主要内容和受文单位进行登记,公文承办人员应认真对文件的主要内容、承办单位及联系人和电话进行登记,发文管理人员和分管领导签字后进入发文程序。

()按照技术要求对电子公文进行规范化处理。

()通过电子公文交换系统向受文单位发送电子公文。

()发文时要严格按照文件要求范围发送,并认真核对受文单位( 未纳入该系统联网的单位由公文承办方印发纸质件);对时限在48小时内或节假日、公休日的电子公文,要立即电话通知受文单位尽快接收。

第十四条  电子公文发送后,发送单位应根据公文的缓急程度随时调度公文接收情况,对接收迟缓的单位要及时催办或督办,对已到最后时限尚未接收公文的单位要进行登记,并尽快通知公文承办单位采取补救措施。

第十五条  接收电子公文的单位应对公文的发送单位、公文的完整性和文体格式等进行核对,对不能正常接收或发现发送错误的电子公文,应及时与发送单位联系,查明原因。

第十六条  各使用单位应指定专人负责电子公文归档工作,并按照《电子公文归档管理暂行办法》[国家档案局令(第6号)]的有关规定执行。

第十七条  各使用单位要及时做好电子公文的数据备份工作,防止公文丢失。

第十八条  急办公文接收的最后时限:县(市、区)为公文时限前2小时,市直单位为公文时限前半小时。

第十九条  收发文管理人员对特殊相关事宜,应及时报告科室领导并妥善处理。

第二十条  对擅自越权传输的电子公文,受文单位不予办理。

第二十一条  市信息产业局要随时监控公文传输系统运行情况,各使用单位出现由于系统故障造成无法正常接收公文时,本单位无法修复的应及时通知市信息产业局,市信息产业局应立即安排人员进行修复,若故障不能马上排除,应立即报告市委办公室和市政府办公室对该单位暂停传输公文,并按非联网单位发送纸质公文。

第二十二条 各使用单位要加强对电子公文交换系统及电子公文收发设备的管理,充实技术力量,提供资金支持;对电子公文传输系统出现的故障要及时处理,确实无法修复时,应采取必要的应急措施,并报告市信息产业局。

第二十三条 市信息产业局要根据电子公文和信息交换工作实际需要,做好各使用单位管理人员的技术培训工作,不断提高管理人员的技术水平和操作能力,确保电子公文交换工作健康发展。

第二十四条 电子公文交换系统的各使用单位在电子公文交换工作中要严格遵守国家保密制度, 在云浮市电子公文交换系统未达到国家保密标准前,涉及国家秘密的公文不得通过电子公文交换系统传输、处理。云浮市电子公文交换系统达到国家保密标准可以处理涉密信息后,涉及国家秘密的电子公文要确定密级、保密期,并按国家保密标准的要求进行存储、处理和传输。绝密级公文及信息不得在任何电子公文交换系统上存储、处理和传输。

第二十五条  电子公文介质(包括硬盘、软盘、磁带、光盘等)应按下列要求管理:

()电子公文介质的使用和保存,等同纸质公文的使用和保存。

()电子公文介质的维护和维修,需指定专人负责;涉密电子公文介质的维护和维修应在单位内进行或到经审查具备资格的定点维修点进行。

()电子公文介质的销毁,等同纸质公文的销毁,需进行登记并由两人监销,确保不丢失、不漏销。

()涉及国家秘密的电子公文介质应按《国家秘密载体保密管理规定》的要求进行管理。

第二十六条  电子公文要按文种对公章的要求,加盖发文单位电子公章。

第二十七条  使用云浮市电子公文交换系统形成的具备电子印章的电子公文是有效的电子公文,具有不可抵赖性。各使用单位应当对盖有本单位电子印章的电子公文负责。

第二十八条  各使用单位的电子公章由市信息产业局统一制作,报市委办公室和市政府办公室登记备案,并由信息产业局向各使用单位发放云浮市电子公文交换系统的使用帐号和初始密码。电子公章只作电子公文发文时使用,由各单位按照原有“实物公章”的管理办法自行管理使用。如有遗失,必须立即向市信息产业局申报遗失、换发。

第二十九条 要妥善保管联网软件和操作说明,不得复制或借给他人 ,电子公文传输系统用户密码应定期更换,并严格保密。

第三十条 用于电子公文交换的计算机应专机专用,未经批准不得与其他网络相连接,要安装防病毒软件,随时对数据盘进行杀毒。

第三十一条 市委督查室、市政府办公室督查科、市信息产业局、市国家保密局要定期对各单位电子公文传输工作进行检查指导,重点检查制度建设、设备配置、人员管理、安全、保密措施等,对不符合要求的要限期整改。

第三十二条 实行电子公文接收情况定期通报制度,对未按时接收公文的单位给予批评,对因主观原因殆误工作的责任人要严肃处理。

第三十三条 本规定自发布之日起施行。