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深圳第26届世界大学生夏季运动会接待志愿工作体会
来源:云浮市外事侨务局 日期:2011-09-01

 

 

深圳第26届世界大学生夏季运动会

接待志愿工作体会     

李勤敏

 

    

    我叫李勤敏,男,今年30岁,是云浮市云安县云安中学的一名英语教师,非常荣幸获得云浮市外事侨务局的推荐,和云浮市外事侨务局的黄晖同志一同到深圳第26届世界大学生夏季运动会(以下简称大运会)参与接待志愿工作,云浮市外事侨务局这次的对口支援对象就是深圳外事办。接待志愿工作从71开始,825结束,我已经带着对大运会的美好回忆重返云浮。能够参与这一国际体育盛事,获益良多,别有一番体会。

深圳是个年轻的城市,获得国际大学生体育联合会的信任与期待,举办有史以来最大规模的一次体育赛事,既感光荣,又感到巨大压力。压力之下,深圳市人民政府外事办公室(简称深圳外事办)首当其冲,因为大运会期间,迎来世界各地的首脑,政要和众多嘉宾,还举行一系列高层次、高规格的大型涉外(涉港澳台侨)活动。这些重要任务主要落在深圳外事办的肩上。

现在大运会已经圆满落下帷幕,大运会各项外事工作取得了斐然成绩,赢得了国内外贵宾的广泛赞誉和高度评价,这些成绩的取得,都是深圳外事办同志与外援等并肩作战,夜以继日、不辞辛劳、勤奋努力而换来的。我参与其中,学到了很多宝贵的经验。

一、高度重视,精心筹备、人才济济,精英汇聚

为实现“从这里开始,不一样的精彩”这以办会理念,深圳市委、市政府会前统一部署,精心修建比赛场馆,训练运作团队,寻求科技支持,创造安全条件,使城市的功能与形象得到提升。深圳外事办在开幕式几个月之前成立了大运会外宾和港澳台侨贵宾邀请接待指挥部,主要负责统筹协调指挥大运会国际贵宾、港澳台侨贵宾的接待和重大外事活动的组织工作等。当中有外交部、省外办及其他省市外办的借调人员,也有来自全国各地省市外事办的志愿者,各种语言的专门人才,还有博士生、海外留学生,共600多人,可谓精英汇聚,人才济济,组织严密,为完成大运会涉外(涉港澳台侨)的复杂工作打下了很好的基础。

二、    部门分工,各司其职,齐心协力,做好接待工作

大运会18个指挥部明确了组成人员及职能,充实到个专项指挥部、各专项工作委员会、个赛区以及总部酒店、场馆等一线工作中去,充分发挥了个部门的职能,并且各专项指挥部、各专项工作委员会、各赛区以及总部酒店、场馆都建立了各项工作机制。我被编排在外宾和港澳台侨贵宾邀请接待指挥部的港澳贵宾和内宾接待组,我们接待小组负责本次开、闭幕式的港、澳公署代表团的接待。我们接待组一些人员从5月起就开始开会讨论,准备各项接待事宜,确定了港、澳代表团参加大运会开、闭幕式接待工作方案、联系了驻港、澳特派员公署,迅速明确了出席开幕式的人员信息;订立了驻港、澳代表团参加开、闭幕式活动日程安排,敲定了驻港澳代表团的口岸迎接及返程安排;住宿的接待等,细化了开、闭幕式所需的车辆和各种物品准备;做好了详细的工作计划,确保圆满完成这次接待任务。

三、分工合作,井然有序

根据会议讨论结果,我们明确了港、澳代表团接待小组人员分工及工作职责,统一安排,分工合作。由负责人深圳市外事办的一位处长同志统筹全面的安排与协调工作;另一位同志主要负责开、闭幕式所涉本组活动协调、酒店住宿、餐饮、礼仪、礼品等接待工作;我主要负责对外联络、信息报送、车辆、票证、通关专办、文本制作等工作。

四、尽心尽力,精益求精

在整个筹备过程中,大家相互配合,准备各项事宜。我们都各司其职,力争把工作做到最佳,确保最优质的接待服务,我们克服重重困难,任劳任怨,一人肩挑多任,努力完成艰巨的“迎大运、办城市、整治市容环境”任务的同时,每天奔波往返,为了迎接贵宾统筹策划,制定了科学周到的接待流程,积极主动与各部门沟通,及时解决各项细节问题,做到大运接待、挂职锻炼两不误;另外深圳外事办的同志发挥创意,设计了开幕式信息提示及注意事项卡、简洁明亮,美观大方,深得指挥部领导赞赏,并被多次表扬和推广。从7月起,指挥部就取消了周末和节假日,夜以继日地加班工作,有些同志甚至家也归不得,甚至有的熬到胃出血入院,身体稍为好转,马上又返回工作岗位,让我们每个人都深深感动,大受鼓舞,大家为了一个共同的使命,把自身的一切都置之度外了。

五、紧密联系、重视沟通,主动承担、积极面对

我们小组非常重视与指挥部其他小组的沟通与联系,做到有事必请示;有信息必通知;有变化立告知。通过联系,我们第一时间确定了贵宾代表团的出席人员名单,收集贵宾个人信息,为他们办理注册手续;有时考虑到为了给予客人更周到的服务,会马上做出适当的调整,积极地承担了这位贵宾的接待工作,力求做到不折腾,尽量满足客人的需求。通过与组和组之间的不间断联系,我们为驻港、澳代表团订下了酒店住宿安排方案、通过反复沟通,与车队做好了驻港、澳代表团接待用车安排。

六、有备无患,未雨绸缪

为了保障开闭幕式当天的接待工作顺利进行,我们小组积极地参加了指挥部安排的每一次预演(合计7次预演),在预演过程中我们认真对待,一丝不苟,求真务实,力求每一次都有收获,每一回都有改善。为了把工作做到滴水不漏,我们充分考虑工作中可能出现的问题,仔细研究了接待过程中可能出现的大小问题。未雨绸缪、提前做好突发事件防备,订立了接待应急处理预案。做到人人熟悉,个个知晓,无论何人、何时、何地都懂得如何处理接待过程中的突发事件,最后在开、闭幕式接待过程中都顺利地完成了任务了,没有出现任何意外。

为期12天的比赛能顺利的完成,是千万人无数个日夜奋斗而来的结晶,我非常高兴能身处这精彩的城市,体验“不一样的精彩”。能够与不同地区和不同文化背景的人相聚一堂,这是非常难得的机会,非常感谢云浮市外事侨务局,给我这个独一无二的机会,让我共享那一难忘的历史时刻。

 

 

 

 

 

 

  

 

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